ادارة العقود وادارة المشتريات

تلعب كل من إدارة العقود وإدارة المشتريات دورًا محوريًا في نجاح المؤسسات، خصوصًا في بيئات الأعمال المعقدة التي تعتمد على الشراكات والموردين. وعلى الرغم من أن هذين المفهومين متكاملان، إلا أن لكل منهما نطاق عمل وأهداف محددة تميزه عن الآخر.

أولًا: ما هي إدارة العقود؟

إدارة العقود هي العملية التي تهدف إلى التخطيط، والتفاوض، والتوثيق، والمتابعة، وإنهاء العقود بين الشركة وأطراف أخرى (مثل العملاء، الموردين، أو الشركاء). تضمن إدارة العقود أن يتم تنفيذ الاتفاقيات وفقًا للشروط المتفق عليها، وأن تُدار المخاطر بشكل فعال.

أهداف إدارة العقود:

• ضمان التزام الأطراف بالشروط والبنود المتفق عليها.
• تحديد حقوق ومسؤوليات كل طرف بوضوح.
• تقليل المخاطر القانونية والمالية.
• متابعة الأداء وتقييمه خلال فترة سريان العقد.
• تسوية النزاعات أو المشكلات التي قد تنشأ بين الأطراف.

على سبيل المثال، في حالة توقيع عقد مع مورد لتوريد معدات، تقوم إدارة العقود بمراجعة الشروط، مراقبة مواعيد التسليم، وضمان مطابقة الجودة قبل اعتماد الدفعات.

ثانيًا: ما هي إدارة المشتريات؟

إدارة المشتريات هي العملية المسؤولة عن تأمين المواد والخدمات التي تحتاجها المؤسسة من الموردين الخارجيين، بدءًا من تحديد الحاجة، مرورًا باختيار المورد المناسب، وانتهاءً باستلام المشتريات وضمان جودتها. هي بمثابة حلقة الوصل بين الشركة وسلسلة التوريد.

أهداف إدارة المشتريات:

• الحصول على أفضل جودة بأقل تكلفة ممكنة.
• اختيار الموردين الأكثر كفاءة وموثوقية.
• إدارة عملية التوريد بشكل يضمن الاستمرارية دون انقطاع.
• التفاوض على الأسعار وشروط الدفع بما يحقق مصلحة المؤسسة.
• تعزيز العلاقات طويلة المدى مع الموردين المتميزين.

على سبيل المثال، إذا كانت الشركة بحاجة إلى معدات تقنية لموظفيها، فإن إدارة المشتريات تحدد المتطلبات، تبحث عن الموردين، تعقد المناقصات، وتختار العرض الأفضل.

الفرق بين إدارة العقود وإدارة المشتريات

الخلاصة

إدارة العقود تركز على "الجانب القانوني والتنظيمي"، بينما إدارة المشتريات تهتم بـ "الجانب التشغيلي والتوريدي". ورغم اختلافهما، فإنهما يعملان معًا لضمان حصول المؤسسة على ما تحتاجه بشكل قانوني، آمن، ومربح. المؤسسات الناجحة هي التي تستثمر في تطوير كلتا الإدارتين لضمان التوازن بين الامتثال القانوني والكفاءة التشغيلية.