خطوات محددة لوضع برنامج تدريبي للموظفين بهدف تحسين أدائهم بشكل فعّال
لدى أي شركة ناجحة برنامج تدريبى فعال للتأكد من أن الموظف/الموظفة على علم بكيفية تأدية مهام عمله. خلال عمليتى التوظيف والاختيار، يجب تعيين الشخص المناسب، لكن الشخص المناسب أيضًا بحاجة إلى التدريب على كيفية أداء المهام الوظيفية بشركتك. ينتج عن نقص التدريب قلة فى الإنتاجية وفقدان العملاء وفقر العلاقات بين الموظفين والمديرين.
و يمكن أن يؤدى نقص تدريب الموظفين أيضًا إلى عدم الرضا مما يعنى أن الشركة ستواجه مشاكل بشأن مسائلة الاحتفاظ بالموظفين وارتفاع معدل الدوران. وينتهى المطاف بتكلفة عالية للشركة.
فى الواقع، أوضحت دراسة، أجرتها الجمعية الأمريكية للتدريب والتنمية، أن حوالى 41% من الموظفين فى الشركات التى تفتقر إلى التدريب يخططون إلى مغادرة الشركة فى غضون عام واحد، لكن، على الجانب الآخر،يخطط 12% من الموظفين العاملين بالشركات التى تتمتع ببرنامج تدريبى فعال بالمغادرة (برانهام).2005). للحد من التكاليف الناتجة عن عدم وجود برنامج تدريبى، سيساعدك وضع برنامج تدريبى على الحد من بعض المخاطر، كذلك يؤدي تدريب الموظفين بالضرورة الى تحسين ادائهم وزيادة فعاليتهم الوظيفية.
لوضع برنامج تدريبى فعال، هناك أربع خطوات تحدث بشكل عام. نستعرضها فيما يلي :
الخطوة الأولى : إعداد وتأهيل الموظف - New Employee Orientation
الخطوة الأولى في عملية التدريب هي إعداد/ تأهيل الموظف. يعتبر إعداد وتوجيه الموظف العملية المُستخدمة للترحيب بموظف جديد في المؤسسة. تنقسم أهميتها إلى شقين. أولاً، الهدف، وهو أن يفهم الموظفون سياسات الشركة وأن يتعلموا كيف يحققوا التناغم بين وظيفتهم التي يقومون بها والشركة ككل اي يحققوا تناغم بين العمل الصغير الذي يقومون به والصورة الكبيرة للشركة .
ما الاهداف التي تسعى الشركة الى تحقيقها من اعداد وتأهيل الموظف الجديد :
تقليل تكاليف البدء: إذا تم إجراء عملية الإعداد والتأهيل بشكل صحيح، فيمكن أن يساعد ذلك فى سرعة فهم الموظف للسياسات والإجراءات المختلفة، بحيث يمكن للموظف البدء فى العمل على الفور. وتقليل الاخطاء المحتملة وبالتالي يعود ذلك على الشركة بنتائج ايجابية في خطتها لتقليل تكاليف البدء.
الحد من التوتر. قد يكون البدء فى عمل جديد أمرًا مُقلقًا. ومن أحد أهداف الإعداد / التأهيل هو الحد من الشعور بالتوتر والقلق الذى يصيب الأفراد عند التعرض لمواقف جديدة.
تقليل معدل دوران الموظفين Employee Turn Over: يرتفع معدل دوران الموظفين فى حالة عدم شعور الموظفين بالتقدير أوإذا لم يتم إعطاؤهم الأدوات اللازمة لأداء العمل. يمكن أن يوضح الإعداد / التأهيل للموظف أن المؤسسة تُقدر الموظف وتوفر الأدوات اللازمة لإتمام مهامه بنجاح.
لتوفير وقت المشرفين وزملاء العمل. الهدف من عملية الإعداد الجيد هو تأهيل الموظف بشكل أفضل، مما يعنى أنه لن يستغرق الموظف الكثير من الوقت للتعلم.
لتحديد التوقعات والسلوكيات. إذا كان الموظفون على علم من البداية بما هى التوقعات، سيكون أدائهم أفضل. وبالمثل، إذا تعلم الموظفون قيم وسلوكيات المنظمة من البداية، سيكون هناك فرصة أكبر للنجاح فى الشركة.
لا تستخدم بعض الشركات عملية الإعداد / التأهيل كطريقة لتعريف الموظف بسياسات وإجراءات الشركة فقط، ولكن أيَضا ليتعرف الموظفون على بعضهم البعض.
لدى بعض الشركات برامج إعداد مُحددة للغاية مع مجموعة متنوعة من الأفراد لتقديم المعلومات للموظفين الجُدد. يمكن أن يخلق ذلك بيئة ترحيبية، بالإضافة إلى إعطاء الموظف المعلومات التى يحتاجها.
الخطوة الثانية : التدريب الداخلى
إن برامج التدريب الداخلية هي فرص التعلم التي طورتها المنظمة لإستخدامها. هذه عادة ما تكون الخطوة الثانية في عملية التدريب وغالبا ما تكون عملية مستمرة. يمكن أن تكون برامج التدريب الداخلية عبارة عن تدريب يتعلق بوظائف معينة، مثل كيفية استخدام نوع معين من البرامج. ففي مجال التصنيع، قد يشتمل التدريب الداخلي على موظف يتعلم كيفية استخدام نوع معين من الآلات.
تقدم العديد من الشركات التدريب الداخلي حول مواضيع الموارد البشرية المختلفة أيضًا، مما يعني ذلك أنه ليس من الضروري دائمًا أن ترتبط بمجال معين. وتشمل بعض الأمثلة على التدريب الداخلي ما يلي:
- التدريب على اخلاقيات أو اداب المهنة
- التدريب بهدف رفع مستوى الوعي تجاه قضايا محددة مثل التحرش الجنسي أثناء العمل
- التدريب على قبول تعدد الثقافات وتنوعها في بيئة العمل
- التدريب على التواصل
- التدريب على الإدارة
- التدريب على خدمة العملاء
- تشغيل المعدات الخاصة
- التدريب على القيام بالوظيفة نفسها
- التدريب على المهارات الأساسية
قد يقوم قسم الموارد البشرية في بعض الأحيان بإنشاء وإعطاء هذا التدريب، ولكن فى كثير من الأحيان يقوم المشرف أو المدير بتقديم التدريب.
الخطوة الثالثة : عملية التوجيه - MENTORING
بعد انتهاء الموظف من الإعداد \ التأهيل والتدريب الداخلي، ترى الشركات أهمية في توفير فرص التوجيه كخطوة تالية ضمن عملية التدريب. ففي بعض الأحيان قد يتم تعيين مرشد/موجه أثناء التدريب الداخلي.
و المرشد/الموجه هو مستشار موثوق به وذو خبرة ولديه خبرات مباشرة في تطوير الموظف. قد يقوم بدورالمرشد/ الموجه المشرف، ولكن غالباً ما يقوم بهذا الدور زميل لديه الخبرة والمهارات الشخصية للمساعدة في توجيه شخص ما من خلال برنامج تدريبى.
في حين أن عملية التوجيه قد تحدث بشكل غير رسمي، إلا أن البرنامج التوجيهى يمكن أن يساعد على ضمان أن لا يشعر الموظف الجديد بالترحيب فقط بل يتم إقرانه مع شخص ذى خبرة ويمكن أن يساعده في خلال أي تحديات قادمة على رأس العمل.
للعمل بفاعلية، يجب أن يصبح برنامج التوجيه جزءًا من ثقافة الشركة ؛ وبعبارة أخرى، يجب على الموجهين الجدد أن يتلقوا تدريباً داخلياً ليكونوا موجهين/مرشدين. يتم اختيار الموجهين بناءًا على الخبرة والرغبة والشخصية.
تستخدم بعض الشركات برامج التوجية قصيرة المدى لأنها تجد أن تدريب الموظفين لزملائهم الجدد أكثر قيمة للطرفين. على سبيل المثال، يستخدم ستاربكس هذا النهج. عندما يتم افتتاح متجرًا جديدًا في سوق جديد، يتم إرسال فريق من مديري المتاجر المحترفين إلى المتاجر الجديدة لقيادة جهود افتتاح المتجر، بما في ذلك تدريب الموظفين الجدد.
الخطوة الرابعة : التدريب الخارجي
يشمل التدريب الخارجي أي نوع من التدريب الذى لا يتم إجراؤه داخل المؤسسة. عادة ما تكون هذه هي الخطوة الأخيرة في التدريب، ويمكن أن تكون عملية مستمرة. ويمكن أن يشمل إرسال موظف إلى حلقة دراسية لمساعدته على تطوير مهارات القيادة أو المساعدة في دفع الرسوم الدراسية للموظف الذي يرغب في الحصول على دورة تسويق. فعلى سبيل المثال، لكي تكون موظف فني بشركة سيارات فورد، يجب عليك حضور برنامج فورد ASSET، وهو عبارة عن شراكة بين شركة فورد للسيارات وتجار فورد، واختيار المدارس الفنية.
